Il lean office è l’attuazione dei principi di efficienza aziendale all’interno dei processi amministrativi ed informativi.
In particolar modo il lean office prende spunto dai principi del lean thinking ovvero la capacità di un’impresa di lavorare al meglio ottimizzando le risorse interne riducendo gli sprechi e aumentando le attività a valore aggiunto (cioè quelle attività per cui un cliente finale è disposto a pagare).
Chi lavora in un ufficio gestisce diverse attività: amministrative, contatti telefonici, riunioni, trattative, rapporti con il pubblico, ecc….
Tutti i giorni accadono imprevisti, situazioni non pianificate e lavoriamo pertanto in funzione di ciò che da lì a poco può cambiare improvvisando.
Tutti questi imprevisti diminuiscono la nostra efficacia, la nostra capacità di pianificare, e fanno in modo di allungare il risultato finale di un compito, creandoci inoltre stress e demotivazione.
Le statistiche legate alle attività di office e servizi dicono che circa il 67% degli sprechi si trovano nelle attività amministrative.
La prima cosa da fare per ridurre le inefficienze è imparare a riconoscere cosa è “spreco” e cosa invece è “a valore“.
Non avere le giuste competenze, delegare ad altri un compito, prendere decisioni in base a interpretazioni personali, iniziare un lavoro anche se mancano delle informazioni, ripetere informazioni ridondanti, sono tutte attività di “spreco”.
La metodologia del Lean Office ha obiettivi precisi, essendo rivolta alle attività office e amministrative mira al miglioramento dei seguenti punti:
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